Pour organiser des journées, il faut une association d'accueil, des locaux pour les activités et pour la nuit, de la nourriture, des intervenants et des participants.

La question qu'il faut toujours se poser, c'est “pour qui est-ce qu'on fait des journées FedeRez ?”, à destination de quel public ? pour les associations membres ? pour rencontrer d'autres personnes ? on organise des journées parce que c'est une tradition ? qui sera invité ? pourquoi et sur quel critères choisir un thème ?

date : environ en mars/avril chaque année, selon sondage en début d'année (dates des écoles)

Date + asso avoir mi septembre

rédaction support de communication pour sponsors : novembre

contacts intervenants, ne pas oublier un appel sur federez@federez.net

sur le lieu : voir logement et salles.

M- 3 : proposer un programme + supports de comm
M-2 : le stream ?
M-1 : La bouffe, le fléchage sur place, cloture des inscriptions, itinéraire d'arrivée…

ça c'est important. Demander des partenariats 2 jours avant l’événement, chercher une conférence 3 semaines avant, ça ne marche pas. et c'est là qu'on utilise un outils formidable : Le rétroplanning.

l'idée est de partir de l’événement et de remonter le temps en se fixant des deadlines du types J-4 ou m-3, pour avoir une bonne vue de ce qui sera urgent, ce qui ne le sera pas, ce qu'on peut reporter, ce qui va mettre du temps à être fait.
Ce qui est important et mieux qu'une approche classique n'est pas forcément le planning qu'on obtient, mais surtout les question qui se sont posées au fur et à mesure de l'écriture du rétroplanning.
En effet, en pensant en terme de J-truc avant la deadline, on visualise mieux les urgences, les échéances, on se rend compte que pour faire une tâche il faut en avoir fait une autre avant, et une autre encore avant, ou que certaines personnes essentielles ne peuvent pas se trouver à 2 endroits à la fois, même si ça pourrait être pratique.

Dans la vraie vie, on recommence pas un projet de zéro chaque année. On s'inspire donc de ce qui a été fait les années précédentes.
Comme je suis gentil, je me suis chargé de faire un planning type, sous forme d'un diagramme de GANTT (l'acronyme c'est pour la frime)

FedeRez est une association très décentralisée, ce qui oblige à faire des réunions par visio ou téléphone, ou irc, bref tout le monde n'est pas dans la même pièce.

Une réunion visio, ça part vite en sucette, les gens ne s'entendent pas bien et ne s'écoutent plus, le son peut couper…
Ce qui fait qu'une réunion efficace par visio est souvent assez fatigante, et un peu plus longue qu'un réunion physique du fait des problèmes informatiques.

Il faut avant de commencer un ordre du jour (qu'on peut enrichir à la volée si besoin). L'ordre du jour permet de commencer la conversation sur un sujet, de lancer la réunion, et de fixer les cadres de la discussion.
Pour une réunion efficace, il ne faut pas être trop nombreux. Plus de 10 participants, c'est le flop assuré pour une réunion à distance, surtout si tout le monde doit participer.

Le FTP fedeRez ! il y a plein de choses dessus.
Pour y accéder, il faut demander aux admins (l'équipe technique).

ici une liste de gens/entreprises qui ont un jour étés contactés, et le résumé de ce contact.