Trésorerie Federez

Le trésorier s'occupe :

• d'autoriser les paiements en accord avec le président
• de tenir la comptabilité
• de percevoir les cotisations et, par extension, de tenir le fichier des membres

FedeRez possède un compte bancaire au Crédit Agricole (CA) d'Ile-De-France. Ce compte n'est ni associé à un carte bancaire ni à un chèquier et tous les paiements se font par virements.

Les recettes se composent du produit des cotisations.

Les dépenses se scindent en deux grandes catégories :

• les dépenses de fonctionnement, incluant notamment les dépenses chez online et ovh, les frais bancaires et l'assurance
• les dépenses pour les évènements (goodies, nocturnes, journées)

L'interface web est accessible à l'adresse suivante : https://www.credit-agricole.fr/ca-paris/particulier/acceder-a-mes-comptes.html.

Le logiciel de comptabilité (dolibarr) est accessible à l'adresse suivante : https://compta.federez.net. Il faut avoir un compte sur le ldap federez (première authentification) et un compte sur le logiciel (deuxième authentification).

Le fichier des membres est accessible en cliquant sur le bouton “members”.

Les membres se divisent en trois catégories principales :

• Up to date : ils sont à jour de leurs informations et ont payé leur cotisation
• Out of date : la cotisation a expiré
• Terminated : ils ont quitté FedeRez

Pour étendre la cotisation d'un membre, on le cherche dans la liste des membres plus à jours, on se rend sur la page du membre puis “Subscriptions” puis “Create Subscription”.

On remplit les informations suivantes :

• Subscription date : la date d'adhésion. S'il s'agit d'une première adhésion, à la date de l'adhésion, et s'il s'agit d'un renouvellemnt, au premier janvier de l'année civile en cours.
• Subscription end date : la date de fin d'adhésion. Au 31 décembre de l'année civile en cours dans tous les cas.
• Amount : le montant déterminé par le budget de l'association.
• Complementary action on recording : ici on peut choisir d'ajouter directement une entrée dans le logiciel de comptabilité. Si oui, il faut choisir CA, mettre la date de paiement, mettre s'il s'agit d'un chèque ou d'un virement et mettre le libellé.

Il faut bien penser à ajouter les documents dans le panneau “Linked files”.

Au début de l'année civile, les associations doivent renvouveler leur adhésion et notamment payer la cotisation. Le trésorier envoie un mail pour rappeler aux associations de cotiser avec les informations necessaires :

• Il est bien de rappeler à quoi sert la cotisation
• Il faut donner le lien du bulletin d'adhésion et faire un résumé de la procédure de remplissage dans les grandes lignes.

Les associations renvoient ensuite le bulletin d'adhésion complété avec les fichiers necessaires (status, règlement intérieur et dernier procès verbal nommant le bureau). S'il s'agit de la première adhésion, l'association fourni aussi la publication au journal officiel (ou l'équivalent en alsace moselle).

À la reception du bulletin, le trésorier calcule le montant de la cotisation en utilisant le règlement intérieur. Il envoie ensuite un récapitulatif de cotisation, contenant en particulier :

* les dates de début et fin d'adhésion
* le montant de la cotisation
* une référence unique de paiement
* le RIB de FedeREz

La réference unique de paiement permet d'éviter les paiements en doublons ou des virements dont on ne connait pas l'association emettrice. Cette réference ressemble à :
20REZMETZ2001

Le 20 correspond à l'année de cotisation, le REZMETZ est le diminutif de l'association et le 2001 et le jour de reception du bulletin (20 janvier dans ce cas).

Une fois le paiement effectué, le trésorier émet un reçu de cotisation, qui est établit pour la comptabilité et pour preuve de paiement.

Le trésorier procède ensuite à la mise à jour des informations sur dolibarr.

• 2020 (Yoann Pietri) : quitus_2020.pdf
• 2019 (Hugo Waltsburger) : quitus_2019.pdf