• Martin Lehoux
• Yoann Pietri
• Lout Philipps

La possibilité d'annuler l'évènement a été discutée et rejetée, par crainte de casser une dynamique déjà un peu abimée à FedeRez.
Les deux candidats à l'hébergement des Nocturnes 2019 sont le Rézo Rennes et le Rézo Metz. Pour résumer, Rennes semble avoir plus de moyens humains que Metz, mais moins de place.
Pour plus d'informations, consulter le lien d'avancement.
Planning d'organisation :

• 30 septembre Relance des demandes des dates de disponibilités des assos
• 4 octobre Choix de la date de l'évènement
• 8 octobre Choix du lieu et lancement de la communication (invitations, appel aux conférences)

Planning prévisionnel des Nocturnes :

• Vendredi
  • Arrivée sur place au plus tôt pour l'équipe organisatrice (Kaga, Gradicule, Nanoy)
  • Il faut assurer les logements
  • La nourriture est moins prioritaire, on peut sortir en ville
  • Ouverture du bar souhaitée
• Samedi
  • Petit déjeuner
  • Matin : Visite de l'infrastructure
  • Déjeuner
  • Après-midi : Présentations (à thème ?) des assos et conférences
  • Soirée : Sortie dans le centre-ville
• Dimanche
  • Petit déjeuner
  • Matin : AG Extraordinaire
  • Déjeuner
  • Après-midi : Discussions et départs

Lors de cette AGE, nous souhaitons modifier les status (voir réunions précédentes) ainsi que le Règlement Intérieur.

• Statuts
  • Corrections diverses
  • Changement d'adresse, à confirmer avec Aurore
• Règlement Intérieur
  • Vérifier le paragraphe sur les cotisations

Pour effectuer ces changements, il faut commencer par faire les MR sur les repo du gitlab FedeRez.
Il faut penser à prévenir de l'AGE au moins 3 semaines en avance, ainsi qu'à envoyer les modifications.

Le Trésorier a accès à l'interface de gestion des cotisations.
Il y a un certain nombre de cotisations non payées à ce jour, pour lesquelles il faut commencer les démarches :

• Binet Réseau École Polytechnique
• I-Resam Metz Arts et Métiers ParisTech, centre de Metz
• I-Resam Cluny Arts et Métiers ParisTech, centre de Cluny
• INP-net Institut National Polytechnique de Toulouse
• ResEl IMT Atlantique (ex TELECOM Bretagne)
• AM Rezal KIN Arts et Métiers ParisTech, centre d'Aix-en-Provence
• Rézoléo École Centrale Lille

Certaines cotisations ont des montants étranges, il faut donc simplifier les règles de calcul pour les associations, car elles doivent elles-même calculer leur budget (somme des cotisations pour les assos réseau, dépenses informatiques pour les autres).

Le Trésorier s'occupe de vérifier le bilan financier des années précédentes pour vérifier la viabilité des projets.

Le problème de contact des Bureau/Président des assos est réel, il n'existe aucun outil qui garantisse la communication à ce jour (assos@federez.net…).
Il semble donc une bonne idée de mieux règlementer les adhésions afin de récupérer à chaque fois des mails pertinents.
Pour cela, il serait envisageable de plus utiliser re2o (à voir avec Klafyvel)
De plus, il est envisagé d'utiliser une messagerie instantanée afin de communiquer avec tous les présidents. Reste à voir quel est le média le plus adapté.
Enfin, chaque membre du Bureau est invité à noter tous les conseils qui lui viennent à l'esprit afin de faciliter les passations, en écrivant un rapport condensé des informations principales à connaître.