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federez:administratif:ag:20220424

Assemblée générale extraordinaire du 24 avril 2022

Membres du bureau présents :

  • Benjamin Somers, et
  • Tom Barthe.

Associations représentées :

  • ViaRézo,
  • Rézo Metz-Rennes Fédérés,
  • Rézoléo,
  • Aurore,
  • AliENS, et
  • ResEl.

Le quorum de 50 % des associations représentées n'est pas atteint. Conformément à l'article 14, alinéa 3, le vote est donc prolongé pendant 5 jours.

La réunion débute à 10h25 et se termine à 11h20.

Bilan partiel du mandat

Le président présente un bilan partiel du mandat du bureau.

Bilan des journées

Plusieurs associations étaient représentées, notamment :

  • ViaRézo,
  • ResEl,
  • Rézo Metz-Rennes Fédérés, et
  • AliENS.

Des membres d'associations d'informatique pas encore membres de FedeRez étaient aussi présents :

  • OpenGate (ESIEE), et
  • club réseau de ENS Ulm.

Évolutions futures des associations membres

FedeRez perdra probablement quelques associations membres :

  • Rezel (Télécom Paris),
  • Binet Réseau (Polytechnique), et
  • MiNET (Télécom SudParis).

Le Binet Réseau était déjà sur le point de partir depuis plusieurs années (malgré des adaptations exceptionnelles du montant de leur cotisation). Pour MiNET, le départ est lié à l'organisation des années précédentes. Enfin, Rezel n'est pas très intéressé par FedeRez au vu du montant de la cotisation.

Il reste cependant toujours possible de contacter de nouveau ces associations dans quelques années afin de leur proposer de réintégrer la fédération, le phénomène de « perte de mémoire » entre les générations, très présent dans les associations réseau étudiante pouvant être utilement mis à profit.

Des tentatives de contact de l'I-RESAM Cluny ont été effectuées, sans succès. Leur site web n'est pas à jour, ils n'ont donné aucune nouvelle. Existent-il encore ?
Ils s'étaient montrés intéressés lorsque FedeRez leur avait proposé pendant des nocturnes de 2018 de venir les aider à déployer un réseau dans une résidence, mais nous n'avons pas eu de nouvelles depuis.

Par ailleurs, il est sans doute possible de réintégrer des associations ayant quitté la fédération lors de mandats précédents, et notamment plusieurs associations des ENSAM telles qu'AMNet (Lille) et l'AM Rezal Kin (Aix). Ces associations ne communiquement pas entre elles (l'I-RESAM Metz n'avait par exemple pas connaissance de l'I-RESAM Cluny).

Il pourra être intéressant de revenir dans quelques années vers le club INP-net (INP Toulouse), perdu il y a 1 ou 2 ans.

L'association d'informatique et réseau (AIR), créée lors de la fusion des écoles des mines de Douai et Télécom Lille, et issue de la fusion des associations réseau locales a aussi été contactée.
Elle est majoritairement active sur Douai. Elle semblait potentiellement intéressée, mais le bureau n'a pas eu de nouvelles depuis ce premier contact.

Finances

L'objectif du mandat est de ne plus financer l'évènementiel de la fédération via les cotisations. En effet, les associations éloignées géographiquement des évènements y participent moins, et peuvent donc considérer le montant des cotisations comme « perdu ».

Les journées 2022 ont été presque intégralement financées par un sponsor, Quantic Telecom, via un don d'un montant de 1 500 €.

À titre d'information, les principaux postes de dépenses pour ces journées sont :

  • toilette mobile dans le jardin de CentraleSupélec : 360 €,
  • nourriture : 670 €,
  • transport des tentes : 680 €.

Il est donc nécessaire de réfléchir à l'utilisation qui doit être faite du montant des cotisations, ou d'une diminution de ces dernières.

L'hébergement informatique (via un serveur dédié chez Online) constitue un autre poste de dépenses important pour l'association. C'est assez dommage, eu égard au fait que les services de l'association (site web, RADIUS, mails,…) ne sont pas très critiques et que plusieurs associations membres sont à même de fournir des prestations d'hébergement.

Modifications statutaires

Modalités de vote et d'organisation de l'assemblée générale

À ce jour, seules les associations membres peuvent inviter des personnes physiques aux journées. La proposition de modification vise à étendre cette prérogative au bureau.

Par ailleurs, il est proposé de préciser explicitement que seules les associations membres prennent part aux votes lors des AG.

Enfin, l'article 14, alinéa 5, dispose que l'AGE est convoquée sur demande d'un quart des membres. Or, l'alinéa 2 dispose que les AG sont convoquées par un tiers des membres. Il est proposé d'unifier les 2 valeurs numériques, et de les fixer à un tiers.

Ces modifications sont mises aux voix :

  • pour : 6
  • contre : 0
  • absention : 0
  • blanc : 0

Objet

Il est proposé de généraliser l'objet de la fédération sur les associations d'informatique, au lieu des seules associations membres.

Cette évolution a 3 objectifs :

  1. la fédération peut être amenée à aider des associations étudiantes d'informatique qui ne sont pas (encore) membres, et l'objet actuel permet difficilement de le faire ;
  2. le changement d'objet pourrait permettre à l'association d'être qualifiée d'intérêt général (et donc pouvoir établir des reçus fiscaux) ;
  3. sur le long terme, il serait peut-être intéressant que la fédération soit reconnue d'utilité publique, et cela requiert d'être reconnu d'intérêt général.

Des doutes sont émis quant à la qualification d'intérêt général, même après la modification d'objet. Un rescrit fiscal permettra de lever tout doute.

La qualification d'intérêt général serait intéressante pour les donateurs tels que Quantic Telecom, qui verseraient sans doute des montants plus importants.

La reconnaissance d'utilité publique permettrait un accès plus aisé à des financements publics. Les contraintes, notamment au niveau du nombre de membres actifs, restent non triviales à atteindre. Par ailleurs, cela entrainerait un surcoût logistique (validation des modifications statutaires par le ministère de l'intérieur, …) et financier (rédaction des statuts par un juriste, …).

Ces modifications sont mises aux voix :

  • pour : 6
  • contre : 0
  • absention : 0
  • blanc : 0

L'idée d'un passage à la double majorité pour les votes en AG est mentionnée.

Uniformisation des occurences de « fédération » et d'« association »

Les statuts utilisent indifféremment les termes « fédération » et « association », rendant certaines dispositions difficilement compréhensibles. Il est proposé de ne plus utiliser que le terme « fédération » pour désigner l'association.

Ces modifications sont mises aux voix :

  • pour : 6
  • contre : 0
  • absention : 0
  • blanc : 0

Calcul des cotisations

Les cotisations sont actuellement calculées par : $C = 25 + 50 \left\lfloor \frac{\mathrm{CA}}{5000} \right\rfloor$. Cela représente environ 1 % du chiffre d'affaire des associations, par palliers de 5000 €.

Les présentes journées ont été financées par un sponsor. Ce mode de financement étant amené à se généraliser aux autres évènements, il est proposé de diminuer le montant de la cotisation à environ 0,6 % : $C = 15 + 30 \left\lfloor \frac{\mathrm{CA}}{5000} \right\rfloor$.

La conservation de cotisations pour cette année — même d'un montant faible — est souhaitée, notamment pour faire face à des aléas tels que la perte d'un sponsor.

Cette modification est aux voix :

  • pour : 6
  • contre : 0
  • absention : 0
  • blanc : 0

Par ailleurs, les modifications du montant des cotisations ne prennent effet que pour l'année civile suivant celle de la modification. Il est proposé que ces modifications entrent en vigueur dès leur approbation par l'AG.

L'entrée en application immédiate est mise aux voix :

  • pour : 6
  • contre : 0
  • absention : 0
  • blanc : 0

Les contreparties exigibles par les sponsors sont discutées. Les campagnes de marketing « agressives » (par exemple via les listes de diffusion) sont exclues. La diffusion d'articles sponsorisés dans la lettre mensuelle est discutée.

La contribution financière des « anciens » (terme à définir) est aussi discutée, par exemple via le paiement d'une contribution de 10 à 20 €. Le paiement d'une contribution d'un montant de 5 € par les membres en dernière année (3A ou 4A généralement) est aussi discutée.
La mise en place d'une contribution « volontaire » est aussi envisagée. Il serait probablement plus facile à faire accepter.

Organisation des prochaines noctures et journées

AliENS est intéressée pour organiser les prochaines nocturnes. Néanmoins, en raison de difficultés entre les associations étudiantes et l'ENS Lyon, il n'est pas encore possible de donner un accord définitif.

Le club réseau de l'ENS Ulm est intéressé pour organiser les prochaines journées.
Selon le taux d'occupation, l'hébergement dans la résidence est peut-être possible (loyer mensuel d'environ 315 €, paiement au prorata temporis possible).
L'administration de l'ENS est conciliante, il est donc possible d'accéder à des salles.

Les journées ont généralement lieu en mars ou en avril. Il est préférable de les organiser au moins 3 mois à l'avance. Il est utile d'éviter de les organiser pendant les vacances scolaires.

La question des départs en stage lors du second semestre (notamment des normaliens) est évoquée.

federez/administratif/ag/20220424.txt · Dernière modification: 2022/05/15 20:49 de ben