Wiki de FedeRez

Cette année, l'organisation des Journées a démarré très tard , à cause d'un faible engagement initial de l'association hébergeuse et du manque de préparation du bureau. Concrètement, toute l'organisation (démarchage des conférenciers et des sponsors, mise en place de la logistique, etc.) s'est faite entre janvier et mars. C'est un délai très (et trop) court pour aborder sereinement un tel événement. Idéalement, il faut confirmer le lieu et la date dès septembre/octobre et se mettre immédiatement à chercher des contacts pouvant subventionner et participer aux Journées.

Cette année, trois sponsors ont versé de l'argent :

• Withings
• Capgemini
• Theodo

Theodo sponsorisait pour la deuxième année consécutive. C'est un sponsor fiable et relativement généreux, mais ils ont beaucoup d'exigences en retour (stand, conférence, ateliers, …).

TODO : plaquette

Trouver des conférences et ateliers est finalement assez simple. De nombreux intervenants sont prêts à présenter bénévolement (Stéphane Bortzmeyer, Aeris, LQDN, l'APRIL, Debian, etc.), mais il faut s'assurer de leur cohérence avec le thème choisi. Logiquement, les sponsors sont souvent très motivés pour intervenir sur les Journées.

La communication se fait à la fois dans FedeRez et en dehors. Dans FedeRez, il est capital d'estimer le nombre de membres présents pour le logement et la nourriture au moins quelques semaines en avance pour ne pas se retrouver le bec dans l'eau. En dehors, il faut communiquer un minimum (réseaux sociaux + invitations par mail sur des ML d'écoles, etc.) pour essayer d'attirer du public extérieur.

Pour les affiches, il faut prévoir d'afficher à partir de 2 semaines avant l'événement. Nous nous y sommes pris assez tard (impression une semaine et demi avant les Journées) et n'avons pu afficher qu'au dernier
moment… À noter que le design de l'affiche nécessite d'avoir le planning et un programme complet !

Il faut s'y prendre facilement un mois à l'avance, et bien entendu avoir les logos des sponsors à disposition. Cette année, nous avons commandé un gros paquet de stickers FedeRez (pas cher et bon pour la com') et Theodo a complété en fournissant 200 goodies “sabres lasers” gracieusement.

Pas de resto FedeRez de cohésion cette année, ni sur Paris, ni en Province. À corriger, car ces sorties permettent de se rencontrer plus régulièrement qu'avec les Nocturnes/Journées et sont assez simples à organiser : un sondage pour la date et le nombre de personnes, un coup de fil pour réserver un resto sur Paris ou en province, et c'est fini.

Les rapports d'activité (anciennement OctoHebdo) ont repris cette année à une fréquence assez aléatoire. En cause, une faible réactivité des membres (nécessitant plusieurs relances), des hasards de calendrier pas toujours heureux (rapport d'activité d'une asso demandé pendant ses partiels) et un manque de relance de la part du bureau. Les membres sont généralement contents de recevoir le mail détaillant les activités des autres assos, mais les réactions sur la ML sont rares. À étudier pour la suite (conserver le format, changer sa fréquence, etc.).

L'activité sur la ML s'est légèrement tarie. Les offres de stages et d'emplois continuent à tomber régulièrement, mais il y a un peu moins de discussions techniques qu'il y a quelques années. Les membres de FedeRez n'oseraient plus discuter sur la ML ?

D'une année sur l'autre, les 2A d'une asso ne transmettent pas forcément aux 1A les informations concernant FedeRez (ce qu'est la fédération, ce qu'on fait, pourquoi, etc.). Cela pose la question du lien entre le bureau de FedeRez et les assos membres. Les rapports d'activité et les restos sont un moyen de conserver un lien fort, l'idéal étant que le bureau (ou une partie) visite toutes les assos membres pour présenter FedeRez et ses activités.

TODO

Commentaires de chaque membre du bureau sur ses attributions.

Le bureau s'est retrouvé à plusieurs reprises en vidéoconférence pour des réunions dématérialisées. Beaucoup de communication a été faite en interne sur #federez-bureau et la ML bureau@federez.net. Attention toutefois, il nous est arrivés plusieurs fois de mal communiquer car les informations étaient éparpillées sur les différents canaux, et certains se retrouvaient avec une vue incomplète d'une situation. C'est un problème facilement corriger si tout est résumé et relayé sur la ML, par exemple (ce qui a en plus le bon goût de permettre un archivage).

TODO

TODO

Le poste de secrétaire à FedeRez est assez léger. Cette année, Jordy a pris en charge l'administratif, déjà lui-même assez restreint. Les seuls passages obligatoires sont le contact avec la préfecture pour mettre à jour la liste des membres et déclarer les renouvellements de bureau et/ou de statuts, la tenue du registre spécial n'étant plus une obligation depuis 2015.
Concrètement, mon attribution essentielle était de gérer les rapports d'activité et de m'occuper des comptes-rendus de réunion, ce qui est une charge de travail tout à fait supportable. J'ai mis à la main à la patte sur à peu près tous les autres sujets (démarchage de nouvelles assos, organisation des Journées, modification du RI et des statuts, etc.).