Outils pour utilisateurs

Outils du site


federez:administratif:bureau:reunions:20140503

Réunion #2 du 05/05/2014

Ordre du jour

  • Avancement des tâches attribuées lors de la dernière réunion :
    • Dolibarr
    • Wiki :
      • Espace vidéos formations/Journées
      • Espace gestion à accès restreint sur le wiki : mots de passe, accès à Dolibarr, …
    • Site web :
      • onglet “équipe”
      • portail vers le wiki
      • Nautile dans “partenaires”
      • Calendriers public/privé
    • Représentants FedeRez
    • Tournée des associations
    • Resto FedeRez
    • Pôle Saclay
    • Octohebdo
    • Neo Telecoms
  • Wiki :
    • espace consacré à répertorier les offres de stage/emploi soumises par nos partenaires privilégiés (ou site ?)
    • fiches asso rappelant les infos clés : nombre de membres, cotiz, débit, mail de contact, services proposés, historique des représentants, …
  • Contactons des partenaires potentiels : BNEI & G9+
  • Courtisons un membre potentiel : MiNet

Compte-rendu de la réunion

Rédigé par Morgane Jançon, secrétaire

Liste des membres présents

  • Morgane Jançon - Secrétaire
  • Bertrand Bonnefoy-Claudet - Coordonnateur technique
  • Antoine Denis - Délégué à la communication
  • Thomas Beligné - Trésorier
  • Pierre Montagnier - Vice-président
  • Samy Ghribi - pôle gestion de projets communs
  • Quentin Madec - pôle gestion de projets communs

Liste des membres absents

  • Fabian Mey - Président

Avancement des tâches attribuées lors de la dernière réunion

Dolibarr

Ca a été installé. Le logiciel est très complet, il ne manque plus qu'à y intégrer nos données.

⇒ Morgane s'en charge dès que la participation financière de Neo Telecoms aura été perçue puis passe la main à er11.

Wiki

Espace vidéos Journées

Deux vidéos des Journées sont accessibles depuis la page d'accueil. La 3ème arrive.
La vidéo de la table ronde est incomplète sur la chaîne Youtube, il manque les 30 premières minutes.

⇒ Samy s'occupe d'en superviser la bonne réalisation par VIA.

Toutes les vidéos sur le wiki sont privées (l'accès est restreint via le LDAP).
Un lien vers notre chaîne youtube existe déjà sur la page d'accueil du site, chaîne sur laquelle on peut publier les vidéos pour lesquelles on a eu l'accord pour diffusion de l'intervenant concerné. On peut également l'intégrer sur les pages des éditions des Journées concernées.
Exemple : https://www.federez.net/journees/2013/ ( https://2013.federez.net/ )

⇒ ??? intègre les liens vers la chaîne youtube aux endroits appropriés des pages éditions et la gère.

Espace vidéos formations

Nous avons déjà récolté quelques participations sur https://wiki.federez.net/doc.

On a les liens vers les vidéos des assos, hébergées chez elles. On aurait un peu de place pour héberger sur nos serveurs.
Zertrin a installé un FTP pour que n'importe quel adhérent puisse uploader n'importe quoi sur hexagon.
Vaut-il mieux récupérer les vidéos chez nous ou les laisser dans leurs assos d'origine ? Pour l'instant, on a assez de place, mais cela pourrait vite devenir problématique.
On pourrait facilement faire évoluer notre contrat chez OVH au besoin.

Faut-il demander l'autorisation aux assos pour récupérer leurs formations ? Oui, en adressant un mail aux bureaux respectifs le la leur demandant. En attendant, on laisse les liens existants.
Il faudra également un sommaire pour ordonner les différentes formations.

⇒ bbc (et Ashe ?) s'en occupe(nt).

Espace gestion à accès restreint sur le wiki : mots de passe, accès à Dolibarr, ...

Ils sont toujours stockés sur /root sur hexagon et sur quigon. Le wiki n'est pas fait pour, question de sécurité.

⇒ bbc réfléchit à une solution technique acceptable.

Site web

Onglet "équipe"

L'onglet “équipe” a été créé. C'est beau, mais il manque encore 2 photos.

⇒ TsCl se charge de les récupérer.

Portail vers le wiki

Il y a désormais une partie privée sur le site, protégée par le LDAP. Des liens vers les différents outils vont y être ajoutés.

⇒ TsCl s'en charge.

Nautile dans "partenaires"

C'est fait.

Calendriers public/privé

C'est fait.

Représentants FedeRez

Aurore a désigné son représentant : il s'agit d'Antoine. Il manque encore actuellement 6 représentants.
Nous aurons l'occasion d'en enrôler pendant la Tournée. En attendant, on peut continuer d'utiliser les ml des associations.

⇒ Antoine va relancer.

Il y a eu des retours positifs et négatifs à propos de l'existence de ces représentants. Il est nécessaire d'envoyer un mail explicatif aux membres pour poser les fondations de ce système.

⇒ Antoine et TsCl s'en occupent.

Tournée des associations

Les dates et binômes ont été fixés pour la province. Les associationss franciliennes ont renseigné les dates qui les arrangent, il ne reste plus qu'à fixer les dates qui nous arrangent en spécifiant les binômes.

⇒ Morgane crée un nouveau sondage pour les disponibilités des membres de l'équipe active.

Une question se pose pour Toulouse, Antoine ne peut plus s'y rendre et l'argent de Neo Telecoms se fait attendre : faut-il y envoyer Pierre seul ? Ou peut-on organiser à la place une réunion dématérialisée en attendant notre prochaine venue à la rentrée ?

⇒ TsCl leur envoie un mail pour leur demander ce qu'ils préfèrent.

Quant à la présentation support, sur le fond, on est tous d'accord. Il faut juste travailler la forme, avec les images comme évoqué précédemment.
La première présentation aura lieu soit le 17/05 à Toulouse soit le 22/05 à Metz : cela nous laisse deux semaines, il faut une version presque finale en fin de semaine pour la finaliser la semaine suivante.

⇒ Morgane reprend la présentation avec l'aide de kage pour mettre des jolies images

Resto FedeRez

L'organisation du resto a été fixé : au Parnasse 138, le 06/05 à 20h.
Trop de gens s'inscrivent ou se désinscrivent au dernier moment, il faudra la prochaine fois fixer une date butoir pour les inscriptions.

⇒ Antoine rectifie la réservation auprès du restaurant, en prenant un peu plus large au cas où.

Pôle Saclay

Le pôle Saclay comptabilise désormais trois membres. Il faudrait faire un point avec eux et les orienter dans leurs démarches.
L'existence de ce pôle permet de ne pas parler au nom de FedeRez, mais au nom du “pôle Saclay” de FedeRez : les associations ont désormais cette bannière sous laquelle se regrouper.
Ces nouveaux membres actifs ne sont pas sur la ml bureau@, on peut les y inscrire pour les tenir au courant.

⇒ TsCl leur envoie un mail pour lancer ce pôle.

Octohebdo

Le nouveau format a été adopté. C'est bien parti cette fois et ça répond bien maintenant !
La publication nécessite un peu de temps, nommer un rédacteur en chef serait une bonne idée.
Tout le monde peut contribuer à l'édito du bureau sur le wiki.

⇒ Samy et degemer veulent bien reprendre le flambeau.

Neo Telecoms

Morgane n'a plus de nouvelles de Céline. Le partenariat avait été conclu par e-mail, et non officialisé par papier signé, mais nous bénéficions d'un contact en interne : ttdx.
Il faut les harceler, ces 1500€ sont nécessaires pour tout le déroulement de ce mandat.

⇒ Morgane va rappeler Céline, ou quelqu'un du service à défaut.

Wiki

Espace consacré à répertorier les offres de stage/emploi soumises par nos partenaires privilégiés (ou site ?)

L'idée est de répertorier ces annonces sur le wiki, et de conserver des archives : elles serviront à la fois pour garder des contacts d'intervenants/partenaires potentiels et pour avoir une idée des offres qui existent sur le marché.
Un format standard avec une zone de commentaire peut être implémenté pour faciliter la recherche ensuite (en reprenant les critères listés par e-mail à Juniper).
Un mail sur federez@ pour diffuser chaque nouvelle annonce reste en vigueur.

⇒ ??? se charge de créer cette plateforme.

Fiches asso rappelant les infos clés : nombre de membres, cotisations, débit, mail de contact, services proposés, historique des représentants, ...

Pour cela il faut établir un template à envoyer aux associations, avec un champ libre pour d'éventuels commentaires.
Sur ce dernier devront être renseignés : le nombre de membres, le montant des cotisations, le débit, une adresse mail de contact, les différents services proposés, l'historique des représentants FedeRez, et les diverses technologies utilisées (virtualisation, firewall, type de connexion…).
Il vaut mieux lister les technologiess et leur demander s'ils l'utilisent en prévoyant des cases “oui/non” à cocher, par exemple.

Certaines pages de présentation des associations existent déjà, il faudrait vérifier si certaines informations n'y sont pas déjà présentes. On peut également améliorer la visibilité de ces pages membres depuis la page d'accueil du wiki.

⇒ er11 s'occupe d'envoyer un mail aux associations et de renseigner ces fiches sur le wiki.

Contactons des partenaires potentiels : BNEI & G9+

BNEI: Bureau National des Eleves Ingénieurs = fédération des BDE des écoles d'ingé

G9+: Fédérant aujourd'hui 20 communautés d'anciens de toutes formations (écoles d'ingénieurs, management, sciences politiques, université), l'Institut G9+ représente 50 000 professionnels du numérique. Grands acteurs privés & publics et pôles d'expertise concernés font naturellement partie de son environnement. Il a pour ambition d'être un think-tank de référence dans ce secteur.
http://www.g9plus.org/presentation.asp

On peut aussi contacter la fédération des Junior Entreprises et des associations chrétiennes (etc) pour comparer nos fonctionnements/structures, découvrir les types d'actions et évènements qu'ils mènent et voir ce qu'on peut adapter à notre communauté.

⇒ Morgane contacte le BNEI et le G9+ pour négocier des partenariats.
⇒ TsCl se renseigne sur le fonctionnement de la FNJE
⇒ er11 poursuivra cette action par e-mail

Courtisons un membre potentiel : MiNet

Association de Télécom Sud Paris, ils sont toujours sur la ml federez@, et un de leur membres actifs a récemment demandé sur leur propre ml pourquoi ils ne faisaient pas partie de notre fédération.
https://www.minet.net/
Il faudrait les contacter officiellement pour leur proposer de nous rejoindre.

⇒ Ashe leur envoie un mail.

ToDo

Tâches orphelines

  • intégrer les liens vers la chaîne youtube aux endroits appropriés et la gérer
  • plateforme d'offres de stages et emplois sur le wiki

Ashe

  • gérer et ordonner l'espace vidéos formations (avec bbc)
  • recruter MiNet

er11

  • gestion sur Dolibarr
  • fiches assos sur le wiki
  • analyse du fonctionnement d'autres fédérations pour s'en insspirer

Morgane

  • fixer les dates de la Tournée (en IdF)
  • finaliser le support de présentation pour la Tournée
  • howto Journées
  • calendrier des échéances administratives et organisationnelles
  • intégration compta et factures sur Dolibarr
  • harceler Neo Telecoms : chèque de sponsoring de 1500€ pour honorer le partenariat conclu
  • regroupement des mots de passe
  • partenariats avec BNEI et G9+

TsCl_

  • Onglet “équipe” : manque 2 photos
  • Onglet « Privé » sur le site web : liens vers les différents outils
  • flowchart pour les représentants FedeRez avec des chatons
  • Tournée à Toulouse : demander l'avis d'inp-net
  • mail de lancement du pôle Saclay
  • contacter FNJE

bbc

  • héberger les vidéos des journées et restreindre l'accès (en cours)
  • ranger la section doc du wiki
  • stages sur le wiki
  • créer un espace où stocker les mots de passe
  • gérer et ordonner l'espace vidéos formations (avec Ashe)
  • solution technique pour un espace où collecter les mots de passe

Antoine

  • recrutement des derniers représentants FedeRez
  • communication autour du rôle du représentant et de chaque ml
  • stimuler l’organisation des restos et rencontres inter-assos

Samy

  • superviser la bonne production de la vidéo de la table ronde
  • publication hebdomadaire des Octohebdos (avec degemer)

degemer

  • publication hebdomadaire des Octohebdos (avec Samy)
federez/administratif/bureau/reunions/20140503.txt · Dernière modification: 2014/05/08 11:39 de tscl