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federez:administratif:bureau:reunions:20140405

Réunion #1 du 05/04/2014

Ordre du jour

  • Espace gestion/comptabilité
  • Intégration des vidéos de formation
  • Onglet « L’équipe » sur le site web
  • Calendriers
  • Visibilité du wiki sur le site web
  • Représentants FedeRez
  • Tournée des associations
  • Réunions du bureau
  • Mots de passe
  • Octohebdos
  • Restos et rencontres inter-assos
  • Pôle Saclay
  • Nouvelle grille de cotisations pour le RI

Compte-rendu de la réunion

Rédigé par Morgane Jançon, Secrétaire

Liste des membres présents

  • Fabian Mey, Ashe - Président
  • Thomas Béligné, er11 - Trésorier
  • Morgane Jançon, Morgane - Secrétaire
  • Pierre Montagnier, TsCl_ - Vice-président
  • Bertrand Bonnefoy-Claudet, bbc – Coordonnateur technique
  • Antoine Denis, Antoine – Délégué à la communication
  • Samy Ghribi, Samy – pôle Gestion de projets communs
  • Quentin Madec, degemer - pôle Gestion de projets communs
  • Remi Metral-Charvet, Remi – membre de l’équipe technique
  • Jean-Alix David, JAD – ex-Trésorier

Espace gestion/comptabilité

Il est décidé d’adopter Dolibarr comme outil de gestion afin d’y stocker la comptabilité et les factures numérisées. Cela est plus adapté à un fonctionnement géographiquement épars et facilitera notamment les passations.
⇒ Tâche attribuée à Morgane puis er11

Intégration des vidéos de formation

Il est décidé de lancer ce projet. Un mail va être envoyé pour collecter les formations déjà existantes dans les associations et pour demander à ces dernières quelles formations elles souhaiteraient avoir en complément.
D’un point de vue technique, il faudra faire attention à posséder à terme assez d’espace de stockage, et mettre en place un système de back-ups réguliers. De plus, il faudra sans doute privilégier les serveurs et VM pour lesquels se posera le moins de problème de bande passante.
⇒ Samy et degemer se chargent de produire un mail pour le lancement du projet sur federez@federez.net
⇒ bbc prend en charge l’aspect technique

Onglet « L’équipe » sur le site web

Il faut créer un onglet présentant l’équipe active de FedeRez sur le site web, avec le nom, le poste et la photo de chacun. On peut également y répertorier les compositions précédentes du bureau.
⇒ TsCl_ s’occupe d’ajouter un onglet sur le site
⇒ Chacun doit fournir une photo

Calendriers

Toute l’équipe estime que la création de calendriers de la fédération serait bénéfique. Il y en aura deux.
L’un concernera tous nos membres et présentera leurs échéances administratives et les événements les concernant (ceux de FedeRez et les leurs propres s’ils le désirent). Un lien vers ce calendrier public (en lecture) se trouvera sur le site web de FedeRez. Les abonnés à bureau@federez.net auront les droits en écriture, et les autres membres désirant y ajouter des événements pourront les demander.
Le second sera à usage privé, interne au bureau, notamment pour le fonctionnement administratif de la fédération, la programmation des réunions du bureau et le rappel des différentes échéances.
⇒ TsCl_ s’occupe de la création et de la gestion de ces calendriers

Visibilité du wiki sur le site web

Un onglet « Privé » pourra être rajouté sur le site web. Il permettra d’intégrer un portail vers le wiki, afin que ce dernier gagne en visibilité. Pour en restreindre l’accès, il faudra passer par le LDAP.
⇒ bbc et TsCl_ s’en occupent conjointement

Représentants FedeRez

Il est décidé de créer une nouvelle mailing-list representants@federez.net à laquelle seront abonnés les représentants FedeRez de chaque association membre.
Cette ml servira uniquement aux messages concernant une unique association ou un nombre restreints d’associations, en tant qu’entités, et pour lesquels il est souhaitable/préférable que le représentant FedeRez se fasse l’intermédiaire de notre parole. Par exemple, ce sera le cas pour les rappels de rendus des rapports d’activité, ou une communication concernant les cotisations à la fédération…
La ml federez@federez.net reste celle où seront publiés tous les messages s’adressant aux membres physiques des associations.
Ainsi, l’existence d’un représentant FedeRez dans une association permet d’éviter de spammer tous les membres de cette dernière lorsque le message concerne un seul de ses membres, ou relève de la gestion administrative par exemple. Lorsqu’a contrario, une information importante concerne l’intégralité des membres de l’association, le représentant les en informera et soulignera ainsi le message.
⇒ TsCl_ réalise un flowchart avec des chatons
⇒ Antoine s’occupe de la communication autour du rôle du représentant et de chaque ml

Tournée des associations

Il est convenu de trouver des dates où des binômes sont disponibles pour aller dans chaque association, puis de proposer ces dates à l’association concernée pour qu’elle choisisse celle qui l’arrange.
Dans un premier temps, nous déterminerons des dates potentielles pour Metz-Lyon et pour la Bretagne, et les communiquerons aux associations concernées. Puis, nous procéderons de même pour les associations franciliennes et pour Lille (en notant qu’il est particulièrement important de se rendre chez le Rezel et chez le Binet Réseau).
En outre, il faut mettre au point un support de présentation, retraçant les grandes lignes des aspects administratifs et techniques de FedeRez et répertoriant les projets, aussi bien ceux déjà lancés que ceux simplement évoqués. Une présentation du style de celle présentée par kage aux Journées serait de bon ton. Pour ce faire, il faudrait créer un Google doc.
⇒ Morgane s’occupe de fixer les dates de la Tournée
⇒ Tous collaborent pour réaliser le support de présentation

Réunions du bureau

Les réunions du bureau peuvent adopter un rythme mensuel, bien qu’une réunion puisse être avancée en cas de besoin ou annulée si rien ne la nécessite. Elles seront programmées sur le calendrier du bureau.
Entre les réunions, le chan IRC #federez-bureau et la ml bureau@federez.net permettent l’échange d’informations.

Mots de passe

Il serait appréciable que tous les mots de passe concernant la fédération soient regroupés dans un espace de gestion dont l’accès serait réservé au bureau et/ou à l’équipe admin.
On pourrait également mettre en place un mot de passe unique et faire évoluer les comptes de FedeRez en « comptes d’association », comme certains sites le permettent, pour faciliter les passations.
?? s’occupe de créer un espace où stocker les mots de passe
⇒ Morgane pourra y inscrire les mots de passe de sa connaissance

Octohebdos

Il va falloir publier le premier septième de l’Octohebdo n°3 le 06/04/2014, et informer les associations de leurs deadlines respectives.
⇒ Morgane s’en occupe

Restos et rencontres inter-assos

Il va falloir stimuler la programmation de restos ou rencontres inter-assos avant la fin de l’année scolaire, en IdF et en province.
?? s’occupe de stimuler l’organisation de ces rencontres

Pôle Saclay

Depuis plusieurs mois, le bureau de FedeRez attend des noms pour officialiser la création du pôle Saclay. Il faut envoyer un mail, traitant exclusivement de ce sujet, pour démarcher des personnes motivées pour ce poste.
⇒ Morgane envoie cet e-mail

Nouvelle grille de cotisations pour le RI

Une nouvelle grille de cotisations avait été soumise à l’Assemblée Générale pour approbation des membres. Or, le fichier utilisé ne se basait pas sur la version en vigueur de la grille dans le Règlement Intérieur. Une nouvelle grille doit être soumise aux membres sur federez@federez.net avant le 13/04/2014. Elle sera ensuite soumise à un vote électronique.
⇒ Morgane corrige la grille de cotisations

Attribution des tâches par personne

  • Il faut quelqu’un pour :
    • créer un espace où stocker les mots de passe
    • stimuler l’organisation des restos et rencontres inter-assos
  • Ashe :
    • fournir une photo pour la présentation de l’équipe sur le site
    • réaliser le support de présentation pour la Tournée (tous ensemble)
  • er11 :
    • gestion sur Dolibarr
    • fournir une photo pour la présentation de l’équipe sur le site
    • réaliser le support de présentation pour la Tournée (tous ensemble)
  • Morgane :
    • intégration compta et factures sur Dolibarr
    • fournir une photo pour la présentation de l’équipe sur le site
    • fixer les dates de la Tournée
    • réaliser le support de présentation pour la Tournée (tous ensemble)
    • regroupement des mots de passe
    • publication de l’Octohebdo n°3 le 06/04/2014 (en informant les assos de leur deadline)
    • démarcher des personnes motivées pour le pôle Saclay
    • corriger la grille de cotisations pour le 13/04/2014
  • TsCl_ :
    • Onglet « L’équipe » sur le site web
    • création et gestion des calendriers
    • Onglet « Privé » sur le site web pour accéder au wiki (avec bbc)
    • flowchart pour les représentants FedeRez avec des chatons
    • réaliser le support de présentation pour la Tournée (tous ensemble)
  • bbc :
    • création d’une plateforme pour les vidéos des formations
    • fournir une photo pour la présentation de l’équipe sur le site
    • Onglet « Privé » sur le site web pour accéder au wiki (avec TsCl_)
    • réaliser le support de présentation pour la Tournée (tous ensemble)
  • Antoine :
    • fournir une photo pour la présentation de l’équipe sur le site
    • communication autour du rôle du représentant et de chaque ml
    • réaliser le support de présentation pour la Tournée (tous ensemble)
  • Samy :
    • mail pour le lancement du projet des vidéos de formation (avec degemer)
    • fournir une photo pour la présentation de l’équipe sur le site
    • réaliser le support de présentation pour la Tournée (tous ensemble)
  • degemer :
    • mail pour le lancement du projet des vidéos de formation (avec Samy)
    • fournir une photo pour la présentation de l’équipe sur le site
    • réaliser le support de présentation pour la Tournée (tous ensemble)
federez/administratif/bureau/reunions/20140405.txt · Dernière modification: 2014/05/07 21:50 de morgane.jancon